Protegido: Project Manager | Iniciación a los proyectos digitales [4º Píldora]

¿Qué es la dirección de proyectos?

La dirección o gestión de proyectos implica la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con sus requisitos. 

El Project Manager es la persona encargada de hacer que las cosas sucedan y de velar por el progreso del proyecto, además de garantizar que se alcanzan los objetivos establecidos. 

A continuación, algunos puntos en los que la figura del PM es protagonista: 

• El PM es quien debe tener un conocimiento integral del proyecto, desde su inicio hasta su finalización.
• El alcance del proyecto implica recopilar requisitos, decidir qué incluye y comunicar estos aspectos a los interesados.
• Son los encargados de planificar la ejecución del proyecto.
• Consideran todos los costes que el proyecto puede tener. 
• Se encargan de la asignación de recursos humanos y materiales dentro del proyecto, así como su gestión.
• Identifican y gestionan los riesgos que pueden darse en el proyecto con el fin de prevenirlos.
• Comunican el proyecto de manera efectiva a las diferentes áreas que lo forman.
• Se encargan de gestionar las diversas nuevas adquisiciones que puedan darse dentro del proyecto. 
• Identifica y gestiona a los interesados en el proyecto. 
• Conoce las limitaciones del proyecto en alcance, tiempo y coste.

A modo de resumen, la dirección de proyectos implica: fijar objetivos, identificar requisitos, manejar a los interesados, generar entregables y equilibrar las restricciones dentro del proyecto. 

Además, también requiere trabajar en equipo, el alcance de los objetivos y por supuesto, que se cumplan los requisitos establecidos. A medida que avanza el proyecto es importante hacer un seguimiento y mantener una comunicación efectiva para asegurar que se entregan los resultados esperados. 

A continuación se explicarán otras figuras muy relevantes dentro de la gestión de proyectos.

Stakeholders

En este punto hablaremos de los interesados en el proyecto o los stakeholders.

Se trata de personas u organizaciones que participan de manera activa en un proyecto y cuyos intereses pueden verse afectados tanto de manera positiva como negativa. 

Dentro de los stakeholders encontramos varias figuras: 

• Miembros funcionales: aquellos que brindan apoyo al proyecto aunque no estén involucrados en su ejecución. 
• Vendedores o socios comerciales: personas u organizaciones externas que colaborarán con el proyecto, proporcionando recursos o servicios necesarios para su realización. 
• Clientes: aquellos que recibirán el producto o servicio resultante del proyecto. Su aceptación y satisfacción son críticas para determinar el éxito del proyecto en términos de requisitos y expectativas. 
• El patrocinador es uno de los interesados más importantes ya que es quien respalda e impulsa el proyecto desde su comienzo hasta finalización. Es la persona a la que se recurre en caso de dudas o problemas y su compromiso es fundamental para el correcto avance del proyecto.
• Podemos considerar a la comunidad como un grupo de interesados ya que es importante mantener una buena comunicación con ellos para asegurar su apoyo y evitar posibles conflictos.
• Por último pero no menos importante, tenemos al Director de Proyectos, esta figura tiene como responsabilidad liderar y coordinar todas las actividades del proyecto. Su participación activa y su capacidad para involucrar a todos los interesados son fundamentales para el éxito del proyecto. 

Patrocinador

El patrocinador de un proyecto es una figura crucial, ya que es el que promueve la idea y vela por su éxito. Aunque no es necesariamente el proveedor de los fondos para su ejecución. 

También se le conoce como sponsor a menudo se le asocia de manera errónea con el proveedor de fondos.

Es importante contar con un patrocinador efectivo, ya que su compromiso puede acelerar el progreso del proyecto y aumentar su probabilidad de éxito. El patrocinador desempeña estas funciones:

• Está involucrado en todas las etapas del proyecto.
• Promueve el proyecto y actúa como su principal defensor ante la alta dirección de la organización.
• Contribuye de manera significativa en el desarrollo y alcalde inicial, estableciendo las metas y límites del mismo.
• Sirve como guía de escalada para resolver problemas que el equipo de gestión de proyectos no puede resolver por sí mismo.
• Participa en la revisión y aprobación de cambios significativos en el proyecto, así como en la toma de decisiones de alto nivel. 
• Garantiza una transición eficiente hacia la parte operativa una vez que el proyecto ha sido finalizado, asegurando que los resultados se implementen de manera efectiva en la organización. 

De manera resumida podemos decir que, un patrocinador efectivo tiene un papel fundamental en la dirección y éxito del proyecto, actuando como un defensor clave y proporcionando orientación estratégica en todas las etapas del proyecto.

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