Protegido: Project Manager | Iniciación a los proyectos digitales [3º Píldora]
Para explicar el concepto de programa primero debemos conocer el concepto de proyecto.
Los proyectos son los encargados de centrarse en objetivos específicos y tangibles, mientras que los programas abordan objetivos más amplios y estratégicos que requieren una coordinación mucho más cuidadosa y una gestión integrada de diferentes proyectos.
Un programa es un grupo de proyectos relacionados para obtener beneficios que no se obtendrían si se administran de forma individual.
Los proyectos reúnen una serie de características.
- Poseen objetivos definidos.
- Los directores de proyectos prevén cambios e implementan procesos para mantener estos cambios controlados.
- Transforman progresivamente la información de alto nivel en planes detallados.
- Dirigir al equipo de proyecto de modo que se cumplan los objetivos del mismo.
- El éxito se mide por la calidad del producto y del proyecto, la oportunidad, el cumplimiento del presupuesto y por supuesto el grado de satisfacción del cliente.
- Los directores de proyecto son los encargados de monitorear y controlar el trabajo realizado para obtener los productos, servicios o resultados para lo que el proyecto se inició.
Importancia de los proyectos dentro del PM
Podemos definir el proyecto como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Los pilares sobre los que reside su importancia son los siguientes.
Por otro lado, los programas reúnen esta serie de características:
- Los programas tienen un alcance mayor y proporcionan mayores beneficios.
- Los directores de programas prevén cambios que podrían surgir en nivel interno como externo y están preparados para gestionarlos.
- Los directores de programas desarrollan el plan general y crean planes de alto nivel para guiar la planificación detallada a nivel de componentes.
- Los directores de programa dirigen al personal del programa y a los directores de proyectos.
- El éxito se mide por el grado en el que el programa satisface las necesidades y beneficios que le dieron origen.
- Los directores de programa se encargan de monitorear el proceso de los componentes del programa con el objetivo de asegurar que cumplen los objetivos globales: cronogramas, presupuesto y beneficios del mismo.
Importancia de los programas dentro de PM
De manera resumida podemos decir que los programas son un grupo de proyectos interrelacionados que se gestionan de manera coordinada para obtener beneficios y controlar que no se lograrían si se gestionaran de manera separada. Los pilares sobre los que reside su importancia son los siguientes.
Pautas para el desarrollo de proyectos y programas
Creación de proyectos
- Definir alcance: establecer de manera clara cuáles son nuestros objetivos, las entregas esperadas y los límites del mismo.
- Establecer un Plan de Proyecto: desarrollo de un plan detallado que incluya la cronología, los recursos necesarios, hitos y actividades principales.
- Asignación de recursos: en este apartado incluiremos el personal, presupuesto, tecnología o materiales, en definitiva, todo lo que necesite el proyecto para su ejecución.
- Gestión de riesgos: es importante identificar cuáles pueden ser los posibles riesgos y desarrollar sus correspondientes planes de mitigación.
- Comunicación efectiva: establecer canales de comunicación claros y eficientes entre los diferentes miembros del equipo y stakeholders.
- Control y monitoreo: implementar mecanismos de seguimiento es crucial, ya que nos aseguran el control del proyecto con el fin de realizar ajustes siempre que sea necesario.
Creación de programas
- Definir la estrategia del programa: alinear los objetivos del programa con la estrategia organizacional y los beneficios que esperamos.
- Gestión de interdependencias: es importante identificar y gestionar las interdependencias de los proyectos que forman el programa.
- Estructuración de roles: tener una estructura de gobernanza clara que defina los roles y las responsabilidades de cada uno de los involucrados.
- Gestión de beneficios: asegura que los beneficios se realicen de manera efectiva y gestiona las expectativas de los stakeholders.
- Monitoreo y control del programa: implementación de procesos para monitorear el progreso del programa, control del desempeño y gestión de cambios.
- Gestión de recursos: optimización del uso de recursos entre los proyectos del programa y resolución de conflictos.
¿Qué es el portfolio?
Raramente encontramos la figura del Portfolio Manager dentro de una organización, en su lugar su papel suele recaer en el equipo encargado de desarrollo de nuevos productos y a veces en el Project Manager.
El concepto de portfolio se refiere al conjunto de proyectos, programas y otras actividades que se agrupan con el fin de facilitar la dirección y alcanzar los objetivos estratégicos del negocio.
Un aspecto muy importante dentro del portfolio es la alineación estratégica.
Es importante que los proyectos seleccionados estén alineados con la estrategia organizacional y que contribuyan a los objetivos establecidos. Algunos proyectos pueden ser urgentes y otros prioritarios, sin embargo, la mayoría de los proyectos dependen de la estrategia general de la organización.
La diferencia entre programas y portfolios se centra en el alcance y la orientación estratégica. Mientras que el alcance de un programa es mayor y se centra en la coordinación de proyectos interrelacionados, un portfolio tiene un alcance organizacional más amplio y abarca todos los proyectos y programas que contribuyen a los objetivos estratégicos de la organización.
Otra figura relevante dentro de la organización son los Program Managers. Son los encargados de supervisar y gestionar los cambios a nivel interno y externo, mientras que los Portfolios Managers monitorean y gestionan continuamente los cambios estratégicos y la asignación de recursos para lograr los resultados deseados.
La gestión de programas y portfolios es fundamental para asegurar que los proyectos y programas contribuyan efectivamente a los proyectos estratégicos de la organización.
Importante: Un portfolio hace referencia al conjunto de proyectos y programas que se agrupan para facilitar la dirección y para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. No necesariamente están relacionados.
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