¿Cómo ganar licitaciones públicas?
En el mundo de la licitación pública, la excelencia es necesaria y las mejores propuestas están mucho más cercanas al éxito. Sin embargo, muchas empresas cometen errores fundamentales que les impiden ganar contratos públicos. Como experto consultor en licitación pública, he observado ciertos patrones y fallos recurrentes que se pueden evitar con el conocimiento y la preparación adecuados.
Errores que te impiden ganar licitaciones públicas
Algunos de los más destacados son:
1. Falta de Comprensión de los Requisitos
Uno de los errores más graves y frecuentes es no entender completamente los requisitos de los diferentes documentos que componen la licitación. Muchas empresas leen por encima los documentos de la licitación y pasan por alto detalles cruciales.
2. Subestimar la Importancia de la Documentación
La burocracia en las licitaciones públicas puede ser abrumadora, pero cada documento solicitado tiene un propósito. Las empresas que no presentan toda la documentación requerida, o que lo hacen de manera incorrecta, se arriesgan a ser descalificadas o lo que es peor penalizadas.
3. Presentar Propuestas Poco Claras o Mal Organizadas
La claridad y la organización son esenciales. Las propuestas deben ser fáciles de leer y seguir, con una estructura lógica y bien definida. Te adelanto que en este intríngulis que supone crear una Oferta Técnica de Calidad entraremos en otro post monográfico; la importancia lo requiere.
4. No Ajustar la Propuesta a lo que se pide.
Cada licitación es única y debe ser tratada como tal. Muchas empresas cometen el error de usar estándares presupuestarios, presentar propuestas genéricas y no sopesar suficientemente que somos y que nos piden.
5. Hacer cálculos Incorrectos
El precio y/o el presupuesto es un factor crítico en las licitaciones públicas. Fijar un precio demasiado alto puede resultar en una propuesta no competitiva, mientras que un precio demasiado bajo puede plantear dudas para nosotros como empresa que busca rentabilidad, como para la administración que pretende obtener un resultado. No hacer un buen balance económico de lo que tenemos entre manos puede suponer un buen dolor de cabeza.
6. Ignorar el Seguimiento
Durante todo el proceso y, especialmente, una vez presentada la propuesta, muchas empresas se olvidan del seguimiento. Es importante mantenerse en contacto con la entidad licitadora para responder cualquier pregunta o proporcionar información adicional si es necesario. Los plazos no esperan, aquí no hay excusas, si no llegas estás fuera.
7. Desestimar la Competencia
Subestimar a la competencia es un error estratégico. Es importante realizar un análisis de los competidores para identificar sus fortalezas, debilidades y modus operandi en procesos similares.
Consejos para ganar licitaciones públicas
Después de analizar los errores comunes que pueden impedir ganar una licitación pública, es fundamental conocer las estrategias y mejores prácticas que pueden conducir al éxito. Presentar una propuesta ganadora requiere una combinación de preparación, comprensión detallada de los requisitos y la capacidad de destacar o mejorar a la competencia, siempre en su justa medida. A continuación, comparto algunos tips a tener en cuenta para acercarnos al éxito.
1. Comprender Profundamente los Requisitos
El primer paso hacia el éxito es una lectura minuciosa y comprensiva del pliego de condiciones. Es crucial identificar todos los requisitos técnicos, legales y financieros, asegurándose de que la propuesta cumpla con cada uno de ellos. Dedicar tiempo a esta fase inicial garantiza que no se pasen por alto detalles importantes que podrían descalificar la propuesta.
2. Organizar y Documentar Meticulosamente
La organización y la presentación de la documentación son vitales. Crear un checklist detallado de todos los documentos requeridos y asegurarse de que cada uno esté completo y correcto es fundamental. La documentación bien presentada demuestra profesionalidad y atención al detalle, factores que aunque parezcan poco relevantes, ya hablan de nuestra empresa.
3. Redactar una Propuesta Clara y Bien Estructurada
Una propuesta clara, concisa y bien estructurada facilita la evaluación y destaca frente a la competencia. En breve nuestro post sobre Ofertas Técnicas (Está atento).
4. Propuesta adaptada a la realidad de los PPT
Es primordial dar respuesta a lo que se nos pide, esto que parece una perogrullada, no siempre se cumple. Debemos esforzarnos en entender que nos piden y como tenemos que hacerlo buscando ser lo más eficientes posibles. De este modo configuramos una estrategia tanto en precio como en propuesta técnica que se acerca al éxito.
5. Hacer unos cálculos correctos.
El precio o/y el presupuesto es un componente crítico de cualquier licitación pública. La clave, nuevamente, será entender cuál es el objeto del contrato y que ejecución entraña, a partir de ese conocimiento hay que determinar nuestros costes (en un sentido amplio y real) y saber que queremos ganar una licitación por un objetivo principal, generar negocio para nuestra empresa.
6. Seguir el proceso de licitación de forma meticulosa.
Durante el proceso se producen cambios que afectan a nuestra oferta y que pueden ser claves, por supuesto, después de presentar la propuesta, hay que mantener una atención efectiva y responsable. Que es clave; el control de tiempos y compromisos para tener bajo control los aspectos claves.
7. Analizar a la Competencia
Para licitar, soy importante “yo” como empresa, pero también es importante saber que hacen y cómo lo hacen otras empresas como la mía. Analizar diferentes factores puede ser el clic que hagan de mi oferta la ganadora.
Conclusiones sobre cómo ganar una licitación pública
Ganar una licitación pública no es solo cuestión de cumplir con los requisitos básicos. Es un proceso que requiere preparación meticulosa, comprensión profunda de los requisitos y la capacidad de presentar una propuesta clara, bien estructurada y personalizada. Ofrecer un precio competitivo, mantener una comunicación efectiva y prepararse adecuadamente son factores cruciales para el éxito. Además, analizar a la competencia y ofrecer soluciones innovadoras y valor añadido puede marcar la diferencia y acercarnos al triunfo.
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Autor: Juan Cañete Jiménez
